Rekisteriseloste
TIETOSUOJASELOSTE - PKL 2018
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: PKL - Pohjoismainen konservaattoriliiton Suomen osaston ry
Osoite: PL 187, 00101 Helsinki
Sähköposti: jasensihteeri.pkl@gmail.com
2. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään PKL:n jäsenien ja sen entisten jäsenien, Yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja (edellä viitatataan: ”Rekisteröity”).
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin ylläpito käsittää Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasaista hallintaa jäsenyyden aikana, sen ylläpitoa ja kehittämistä ja päättyneiden jäsenyyksien dokumentaatiota. (”Järjestelmä”).
Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.
Käytännössä rekisteritietoja käytetään yhdistyksen asioihin liittyvän viestinnän toteuttamiseen ja jäsenmaksulaskujen toimittamiseen.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
- Rekisteröidyn jäsennumero;
- Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
- Rekisteröidyn syntymävuosi;
- Rekisteröidyn sähköpostiosoite;
- Rekisteröidyn puhelinnumero;
- Rekisteröidyn postitustiedot (lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka ja maa);
- Rekisteröidyn jäsenluokka (Hallituksen jäsen, toimihenkilö, kunniajäsen, varsinainen jäsen, tilaajajäsen, yhteisökannattajajäsen, opiskelijajäsen, eläkeläisjäsen, muu postinsaaja tai liitännäisjäsen)
- Rekisteröidyn jäsenmaksun määrä (€)
- Rekisteröidyn tietosuojalupa
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään ainoastaan Rekisteröidyltä itseltään.
6.Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään (Yhdistysavain), johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Salasana on henkilökohtainen, eikä Yhdistyksen rekisterinpitäjällä ole siihen pääsyä. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja voidaan siirtää palveluntarjoajille Jäsentietojärjestelmän toteuttamiseksi. Vuodesta 2018 Yhdistyksellä on käytössä Avoine Oy:n tarjoama Yhdistysavain-rekisteripalvelu. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa tarvittaessa myös muille Yhdistyksen yhteistyökumppaneille Yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi, kuten Konservaattori-lehden painaminen ja postitus.
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille myynti- tai markkinointitarkoitusta varten.
8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:
Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.
Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen.
10. Profilointi
Yhdistys ei käytä Rekisteröidyn henkilötietoja profilointitarkoituksiin. Profiloinnilla tarkoitetaan esimerkiksi markkinointiviestien kohdistamista tiettyjen kohderyhmäkriteerien mukaisesti.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen - käsittelemät henkilötiedot, sekä saada jäljennös itseään koskevista tiedoista konekielisessä muodossa;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen - käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
13. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse, osoittaen ne yhdistyksen jäsensihteerille Polina Semenovalle osoitteeseen jasensihteeri.pkl@gmail.com. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä myös kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
PKL - Pohjoismainen konservaattoriliiton Suomen osaston ry
Jäsensihteeri
PL 187
00101 HELSINKI
14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta päivitetään yhteyshenkilömuutosten yhteydessä, tai kun lainsäädännössä tapahtuu selosteen sisältöä koskevia muutoksia. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 24.05.2018.